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Die Abteilung Personalbetreuung versteht sich als Dienstleistungsbereich und ist Ansprechpartner sowohl für alle Beschäftigten des UKJ als auch für die Führungskräfte in allen Personalangelegenheiten. Zu den Aufgaben der Abteilung gehören:

• Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten im Personalmanagement
• Abwicklung aller administrativen und informellen Aufgaben im Rahmen der Personaladministration; beginnend mit der Einstellung, über Veränderungen während der Beschäftigung, bis zum Ausscheiden der Beschäftigten aus dem UKJ Eingruppierungen Abrechnung der Bezüge
• Bearbeitung von Dienst,- Fort- und Weiterbildungsreisen, einschließlich Abrechnung
• Bearbeitung von Nebentätigkeiten
• Zusammenarbeit mit dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung sowie der Jugend- und Auszubildendenvertretung

Im Bereich Bezügeabrechnung muss eine qualifizierte und zeitnahe Sachbearbeitung sichergestellt werden. Das Tätigkeitsfeld der Bezügeabrechner unterliegt im Hinblick auf Qualität und Zuverlässigkeit daher sehr hohen Anforderungen. Es ist ein umfangreiches Fachwissen beispielsweise zum Tarif-, Beamten-, Sozialversicherungs- und Einkommenssteuerrecht, wie zu den Regelungen der Zusatz- und Altersversorgung notwendig.

• Unterstützung der Sachgebiete bei komplizierten Festsetzungsfällen oder Nachberechnungsfällen einschließlich der Absicherung einer einheitlichen Umsetzung der abrechnungsrelevanten Regelungen
• Kontrollen anhand diverser monatlicher Prüflisten zur Bezügeabrechnung und der elektronischen Dienstplanung
• Die Organisation der Zusammenarbeit in den Bereichen Terminierung, Formulare und Vordrucke (Sicherung einer einheitliche Verfahrensweise), Reports und Auswertungen, Entgeltnachweise etc.
• Projektarbeiten zu abrechnungsrelevanten Anforderungen, wie elektronischer Dienstplanung, Zeitwirtschaft, Urlaube etc. Abrechnungsbetreuung

In der Abteilung Personaplanung, -controlling und -recruiting liegt der Fokus der Arbeit auf vorausschauender, planerischer und dynamischer Betrachtung von Struktureinheiten. Dafür werden Kennzahlen ermittelt und zur Unterstützung des Personalmanagement bereitgestellt. Hauptaufgaben der Abteilung sind:

Personalcontrolling

• Personalkostenplanung, -budgetierung und -überwachung
• Erarbeitung und Bewirtschaftung der Stellenpläne für alle Einrichtungen, Beschäftigtengruppen und Umsetzung des Haushaltsplanes
• Erarbeitung von Personalstatistiken für innerbetriebliche Zwecke und auf Anforderungen vom Landesamt, TMBWK und sonstige Zuarbeiten für Berufungs- und Pflegesatzverhandlungen
• Koordinierung/Erarbeitung der Zuarbeiten des Teils Personalaufwand für den Wirtschaftsplan/Jahresabschluss Zuarbeiten für Altersteilzeitverträge Mitwirkung an konzeptionellen Aufgaben des Geschäftsbereiches Personalmanagement
• Erstellen/Bearbeiten des Organigramms für das UKJ und sonstigen Organigrammen

Personalplanung

• Dynamische Personalplanung unter Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen insbesondere hinsichtlich der Leistungsfähigkeit und Arbeitsinhalte von Struktureinheiten
• Beschreibung des zukünftigen Entwicklungsbedarfs
• Erstellung von Berichtswesen und Prognosen

Recruiting und Personalmarketing

• Gestaltung und Kommunikation des Arbeitgeberauftrittes
• Koordination bzw. Präsenz auf Veranstaltungen (z. B. Messeauftritte, Tag der offenen Tür)
• Beratung und Unterstützung der Führungskräfte im Recruitingprozess
• Personalakquise
• Steuerung des Bewerbermanagements

Personalentwicklung beinhaltet alle Tätigkeiten, die für das Personal und mit dem Personal systematisch vollzogen werden und ist ausgerichtet auf die Veränderungen von Wissen, Einstellungen und Verhaltensweisen. Ziel der Personalentwicklung ist es Verbesserungen in Qualifikation und Leistung zu generieren und fähige MitarbeiterInnen zu gewinnen, zu halten und weiter zu entwickeln.

Untrennbar verbunden mit der Entwicklung des Personals ist auch die Entwicklung der Organisation mit allen Veränderungen im Hinblick auf das Unternehmen, seine Ziele, seine Kultur, seine Politik und alle weiteren in diesem Zusammenhang bestehenden Aspekte einer Unternehmensentwicklung.

Die Angebote der Stabsstelle umfassen:

• Arbeitszeitmanagement
• Beratung in Konfliktfällen
• Bereitstellung von Instrumenten für Führungs- aber auch Teamaufgaben
• Interprofessionelles Führungskräfteentwicklungstraining
• Betriebliches Eingliederungsmanagement
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Familienbüro
• Fort- und Weiterbildungen
• Interner Arbeitsmarkt
• Leitbildarbeit