Nutzer- und Geschäftsordnung

In der  Nutzerordnung der IBBJ ist beschrieben, wie eine transparente und effiziente Verwendung von Proben und Daten im Rahmen der grundgesetzlich geschützten Freiheit der Forschung unter Einhaltung datenschutzrechtlicher und ethischer Grundsätze sichergestellt werden. 

In der Betriebsorganistaion der IBBJ sind Grundsätze, Ziele und Aufgaben beschrieben, zu der sich die IBBJ verpflichtet. 

Use and Access Committee (UAC)

Für die Steuerung und Kontrolle der Sammlung und Nutzung von Biomaterialien im Rahmen von Projekten ist das Use and Access Committee verantwortlich. Die Entscheidungen dieses Gremiums zur Durchführung von Projekten (Bioprobensammlung bzw. -nutzung) erfolgen in enger Abstimmung mit der Ethikkommission der Friedrich-Schiller Universität Jena an der Medizinischen Fakultät und der Rechtsabteilung des UKJ, dem behördlichen Datenschutzbeauftragen des UKJ sowie mit den probenverantwortlichen Personen / Struktureinheiten / Verbünden. In der Geschäftsordnung des UAC sind die Tätigkeiten des Gremiums geregelt. 

Stand: 18.09.2025 Version 1.0 (pdf Version)

Eine Übernahme ebenso wie die Bereitstellung von biologischen Proben und assoziierten Daten (Sammlungen bzw. Anforderungen) erfolgt entsprechend der Nutzerordnung der IBBJ.

1. Probenbericht und zugehörige Dokumente
Jede Probenanforderung wird in einem sogenannten Probenbericht der Integrierten Biobank Jena (IBBJ)
dokumentiert.
Der Probenbericht besteht aus den folgenden Dokumenten, die jeweils über die eindeutige Projektnummer
gekennzeichnet sind:
1. Transferprotokoll - Probenübergabe
2. Probenzertifikat inklusive Datenreport
3. Versandlisten
4. IBBJ-Bedingungen zur Probennutzung
Mit Unterschrift auf dem Transferprotokoll -Probenübergabe bestätigt der Nutzer den Erhalt der Lieferung
(Racks, Proben) und akzeptiert die IBBJ-Bedingungen zu Probennutzung.

2. Datenschutz/Vertraulichkeit
Die IBBJ weist daraufhin, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang gespeichert und verarbeitet werden,
wie es im Rahmen des Datenschutzkonzepts der IBBJ festgelegt ist.

3. Hinweis zum Infektionsstatus
Bei den Bioproben handelt es sich um potentiell infektiöses Material.

4. Angaben zur Qualität der Proben
Die IBBJ versichert, dass die übergebenen Proben in Ihrem Verantwortungsbereich nach den Vorgaben der DIN
EN ISO 20387 verarbeitet worden sind. Der von der IBBJ bereitgestellte Probenbericht bezieht sich auf die
Bioproben in dem Zustand, indem sie von der IBBJ entgegengenommen wurden.

5. Aufbewahrung und Umgang der Bioproben
Die Übernahme von biologischen Proben aus der IBBJ verpflichtet den Empfänger/ Antragsteller zu einer
angemessenen Aufbewahrung und einer ordnungsgemäßen Handhabung.
Unverbrauchte Einheiten oder Bestandteile des Materials müssen ordnungsgemäß vernichtet oder an die IBBJ
zurückzugeben werden.
Sollte ein Proband/Patient von dem Recht auf Probenrückgabe bzw. -vernichtung Gebrauch machen, ist der
Empfänger verpflichtet, alle Proben des Probanden auf Verlangen herauszugeben oder zu vernichten.

6. Verwendung der Bioproben / Eigenständige Weitergabe an Dritte
Der Empfänger/ Antragsteller wird darauf hingewiesen, dass die ausgehändigten Proben und dazugehöriger
Daten
_nur für den angegebenen Forschungs- und Verwendungszweck zur Verfügung gestellt werden.
_ohne gültiges Einwilligungsmanagement und ggf. vertragliche Regelung nicht an Dritte weitergeben
werden dürfen.

7. Verfahren bei Publikationen

Die IBBJ ist bei Publikationen, die auf die zur Verfügung gestellten Proben und dazugehöriger Daten basieren,
zwingend zu berücksichtigen.

8. Zitierung / Veröffentlichungen
Es wird folgender ggf. anzupassender Wortlaut in Material und Methoden empfohlen: „Die verwendeten (X)
Proben und dazugehörigen Daten wurden von der Integrierten Biobank Jena (IBBJ), der zentralen Biobank des
Universitätsklinikums Jena (UKJ), zur Verfügung gestellt und in Übereinstimmung mit den Regularien der IBBJ
und dem Votum der Ethikkommission verwendet.“
“The (X) samples and associated data were provided by the Integrated Biobank Jena (IBBJ), the central biobank of
the Jena University Hospital (JUH) in accordance with the regulations of IBBJ and the approval of the ethics
committee.”
Leistungen der IBBJ (Lagerung, Probenaufbereitung, Daten-, Projekt- und Qualitätsmanagement) und der
klinischen Kooperationspartner (Probengenerierung, Probenverarbeitung) sind bei der Frage einer möglichen
Autorenschaft gemäß geltenden Regeln angemessen zu berücksichtigen. Alle Ergebnisse, welche in einer
Serviceeinrichtung entstanden sind, müssen bei wissenschaftlichen Veröffentlichungen eindeutig kenntlich
gemacht werden.
_Nennung der Kooperationspartner als Koautoren erfolgt mit ihrer institutionellen Zugehörigkeit.
_Bei IBBJ-Mitarbeitenden gilt folgende Affiliation:
„Integrierte Biobank Jena (IBBJ), zentrale Biobank des Universitätsklinikums Jena (UKJ).
„Integrated Biobank Jena (IBBJ), central biobank of the Jena University Hospital (JUH).
_Der wissenschaftliche Beitrag der Biobank ist in jedem Projekt einzeln zu bewerten. 

_Sollen Ergebnisse aus Projekten, an denen die Biobank beteiligt war, veröffentlicht werden, so ist die Biobank darüber zu
informieren.
_Die klinischen Kooperationspartner sind mit ihrer jeweiligen institutionellen Affiliationen zu nennen.
_Vor Einreichung einer Publikation ist den beteiligten Koautoren unter Angabe des Projekttitels das
Manuskript vorzulegen.
_Im Falle einer Veröffentlichung ist der IBBJ unaufgefordert ein Exemplar der Veröffentlichung in
elektronischer Form zuzusenden.

9. Hinweise/Gültigkeit
Die IBBJ ist für alle im Bericht enthaltenen Informationen verantwortlich.
Das Dokument "IBBJ-Bedingungen zur Probennutzung" gilt als Anlage zum Bericht zur Probenlieferung.
Dieser Bericht darf nur in voller Länge kopiert werden.
Der Probenempfänger bestätigt die hier genannten Hinweise (unter Allgemeines) mit der Unterschrift auf
dem Transferprotokoll-Probenübergabe.